טיפים לניהול דואר אלקטרוני נכנס

חברים, עמיתים ולקוחות כולם אומרים לי שאחד האתגרים הגדולים ביותר שלהם הוא לנסות לנהל עומס יתר של דואר אלקטרוני. הם אומרים שכולם רוצים מהם משהו, וכתוצאה מכך, הם נקברים בדואר אלקטרוני. האם זה מאבק עבורך? אם כן, הנה כמה טיפים שיחסכו לכם קצת זמן בקריאה וקבלת דואר אלקטרוני.

1. הגבלת דואר אלקטרוני אישי בעבודה.

כן, זה אולי נראה צעד דרסטי אבל זה אחד שיעזור לך להישאר ממוקד בסדרי עדיפויות כדי שתוכל להשלים את העבודה שלך ואז להשקיע זמן בעשיית הדברים החשובים לך ביותר.

2. השתמש בתוכנית ספאם.

ייתכן שהמעסיק או ספק שירותי האינטרנט שלך כבר מכסים את זה, אבל אם אתה מפעיל מערכת משלך, תרצה חוסם דואר זבל שיעזור למזער דואר אלקטרוני לא רצוי ככל האפשר. (עֵצָה: PC World מדרג את SpamNet של Cloudmark כאחד הטובים ביותר.)

3. השתמש בתיקיות לאחסון דואר אלקטרוני.

תיבת הדואר הנכנס שלך אינה מתקן אחסון, היא מיועדת לדואר נכנס. צור תיקיות בתוכנת הדואר האלקטרוני שלך ש"משקפות" את התיקיות שבהן אתה משתמש לאחסון עותקים קשיחים במשרד/סביבת העבודה שלך.

4. שנה את נושא המיילים כדי לסכם את תוכנם.

הקל על מציאת כל דואר אלקטרוני שתחליט לשמור על ידי שינוי הנושא. לדוגמה: אם קיבלת מייל עם הנושא "עדכון" ומתברר שזו בקשה ממך לשלוח למישהו עדכון, שנה את הנושא ל"שלח עדכון מוצר לג'ון דו ב-29.8.05". פונקציונליות זו זמינה ברוב תוכניות הדואר האלקטרוני.

5. הגבל את התדירות שבה אתה סוקר ומעבד דואר אלקטרוני נכנס לפי 2 או 3 ליום.

בחר זמנים אחרים מאשר כאשר אתה הכי מרוכז, יצירתי או נמרץ.

6. ככלל, הפרד את משימת "עיבוד" הדואר הנכנס שלך מ"עבודה" על הדואר האלקטרוני שלך.

חריג: אם אתה יכול להשיב או להעביר דואר אלקטרוני תוך דקה או שתיים, עשה זאת ולאחר מכן מחק אותו. אחרת, שמור את העשייה/התשובה/הלחנה לתקופת עבודה מאוחרת יותר.

7. ארגן את הדואר האלקטרוני שלך לפי סדר "התקבל".

במילים אחרות, ודא שהגדרת את תיבת הדואר הנכנס שלך כך שהמיילים החדשים ביותר יהיו בראש.

8. רוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך בחמישה שלבים. כך:

  • סרוק את כל הדואר האלקטרוני ומחק את הספאם. אי אפשר לסנן את כל הספאם אבל אתה יכול ללמוד לזהות אותו כדי שלא תבזבז זמן לפתוח אותו או לקבל וירוס. המאפיינים הנפוצים כוללים: סדרה אקראית של מספרים בכתובת "מאת", ה"נושא" מלווה בשישה רווחים ואז מספר, או שהנושא מסתיים בשלושה סימני קריאה.
  • סקור את שאר הדואר האלקטרוני מהישן ביותר לחדש ולפי סדר חשיבותם. קרא הודעות דואר אלקטרוני מסוג "חשיבות גבוהה" ו"לעשות", ולאחר מכן סרוק הודעות דואר אלקטרוני של "למידע לידיעתך" ו"ניוזלטר".
  • אם הודעת דואר אלקטרוני מכילה מידע שברצונך להתייחס אליו מאוחר יותר: א) גרור אותו לתיקיית הדואר האלקטרוני המתאימה, או ב) הדפס אותו, מחק אותו ותייק את העותק הקשיח עם חומר דומה.
  • אם הודעת דואר אלקטרוני מחייבת שתנקוט פעולה: א) רשום את הפעולה בלוח השנה שלך, ואז ב) מחק אותה או הגש אותה לעיון עתידי.
  • אם לאחר בדיקת דואר אלקטרוני אתה קובע שאין לו ערך עתידי, מחק אותו.

נפח הדואר האלקטרוני שתקבל לא צפוי להאט. למעשה, ביל גייטס, שבוע עסקים ושלל מומחים אחרים בתעשייה אומרים כי עומס יתר של דואר אלקטרוני גורם לפגיעה בפרודוקטיביות. נסה את הטכניקות האלה ואל תיתן להודעות אלקטרוניות להפיל אותך.



Source by Pam Woods

You may also like...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *